Geheimhoudingsverklaring

De overeenkomst

Een geheimhoudingsverklaring, ook wel non disclosure agreement (NDA) genoemd, is een overeenkomst waarbij twee of meer partijen met elkaar afspreken bepaalde informatie geheim te houden. Met andere woorden: dat zij de informatie niet met anderen zullen delen.

Non Disclosure Agreement

Het doel

Een van de belangrijkste onderdelen is het doel van de geheimhoudingsverklaring. Het ligt voor de hand om op te nemen dat de NDA of geheimhoudingsverklaring wordt gesloten om informatie geheim te houden. Het is echter raadzaam om op te nemen in welke verband dit gebeurt. Bijvoorbeeld in het kader van een beoogde samenwerking waarbij partij A een bepaald product heeft ontwikkeld en partij B wil investeren. Dan is duidelijk wat de achtergrond van partijen is, welke partij wat verstrekt en in welk verband.

Maatwerk

Een NDA of geheimhoudingsverklaring is elke keer maatwerk. Het gaat erom wat partijen precies wensen vast te leggen.

Absolute Advocaten heeft meerdere specialisten in huis die u van dienst kunnen zijn bij het opstellen of afdwingen van een NDA of geheimhoudingsverklaring. Voor meer informatie kunt u uiteraard contact met ons opnemen.

Voorafgaand aan onderhandelingen

Een NDA of geheimhoudingsverklaring wordt vaak gesloten voorafgaande aan de onderhandelingen over een beoogde samenwerking of bedrijfsovername, omdat tijdens de onderhandelingen gevoelige informatie boven tafel komt. Hierbij kan gedacht worden aan financiële cijfers of klantenbestanden, maar ook aan de technische specificaties van een (nieuw) product. Om de onderhandelingen kans van slagen te geven dient deze gevoelige informatie te worden getoond, maar mocht het niet tot een samenwerking of overname komen, dan is het niet gewenst dat de andere partij met de informatie aan de haal gaat.

Welke informatie geheim moet blijven

Voorts dient bepaald te worden welke informatie precies geheim dient te blijven. Zijn dit alleen schriftelijke stukken waarop duidelijk is aangegeven dat het onder de geheimhouding dient te vallen of ook mondelinge mededelingen? Het verdient aanbeveling om gedane mondelinge mededelingen die onder de geheimhouding dienen te vallen, ook schriftelijk te bevestigen en te vermelden dat de informatie geheim dient te blijven.

Wat mag er wel en niet met de informatie worden gedaan

Vervolgens is van belang wat dan met die informatie gedaan mag worden. Het is duidelijk dat deze niet aan anderen getoond mag worden, maar mag het wel of niet worden bewaard of opgeslagen? Ook kan het wel gewenst zijn dat medewerkers van een bedrijf die partij is bij de NDA of geheimhoudingsverklaring inzage hebben in de vertrouwelijke informatie. In de NDA of geheimhoudingsverklaring kan dan opgenomen worden dat ook aan de werknemers een geheimhouding zal worden opgelegd door de betreffende partij.

Eenzijdig of tweezijdig

Een ander aspect betreft de vraag of de NDA of geheimhoudingsverklaring eenzijdig of tweezijdig dient te zijn. Indien slechts één partij vertrouwelijke informatie deelt, dan kan de NDA of geheimhoudingsverklaring eenzijdig worden opgesteld. Alleen aan de ontvanger van de vertrouwelijke informatie wordt geheimhouding opgelegd. Een tweezijdige NDA of geheimhoudingsverklaring wordt opgesteld indien partijen over en weer vertrouwelijke informatie delen. Beide partijen verplichten zich dan tot geheimhouding.

Eigendom van de informatie

Ook de eigendom van de verstrekte vertrouwelijke informatie is van belang. Wordt de ontvanger van de informatie mede-eigenaar of blijft de eigendom bij de partij die de informatie heeft verstrekt? In dit verband kan ook gedacht worden aan het retourneren van de informatie nadat deze is ingezien.

Verlies van vertrouwelijkheid

Tenslotte kan de informatie haar vertrouwelijke karakter verliezen. Bijvoorbeeld indien de informatie in de openbaarheid wordt gebracht. Verder kan het noodzakelijk zijn om bepaalde informatie in juridische procedures of aan bepaalde (overheids)instanties te overleggen. Het is raadzaam om op te nemen dat de geheimhouding in die gevallen niet (meer) geldt.

Boete overtreding geheimhoudingsverklaring

Men heeft niet veel aan een NDA of geheimhoudingsverklaring, indien er geen sanctie staat op het overtreden van de afspraken. Om die reden wordt een boetebeding opgenomen. De partij die de geheimhouding schendt dient dan de in de geheimhoudingsverklaring  verschuldigde boete te voldoen. De boete dient wel dusdanig hoog te zijn, dat het de andere partij weerhoudt van openbaarmaking. Ook een doorlopende boete, zolang de overtreding doorgaat, is mogelijk. Daarnaast is het mogelijk om de volledige schade te verhalen.

Inhoud van de overeenkomst

  • het doel;
  • welke informatie geheim moet blijven;
  • wat er met de informatie wel en niet gedaan mag worden;
  • eenzijdige of tweezijdige verklaring;
  • wie heeft de eigendom van de verstrekte informatie;
  • wanneer de informatie niet meer vertrouwelijk is;
  • aansprakelijkheid/boete.
Een afspraak maken