Relatiegeschenk aannemen

Aannemen of weigeren?

Rond de feestdagen krijgen werknemers vaak geschenken van vaste klanten. Dit kan variëren van een balpen, een cadeaubon of een fles wijn tot zelfs een mobiele telefoon. Het ontvangen van een relatiegeschenk is een leuk extraatje voor de werknemer, maar het is van belang om hieraan grenzen te stellen. 

Wanneer mag je een relatiegeschenk aannemen en wanneer moet je weigeren?

Wat mag wel en wat niet

Waar het begint met kleine geschenken, zullen de relatiegeschenken steeds duurder en groter worden. Natuurlijk is het leuk om iets van de klant te krijgen, maar dit moet wel passend zijn binnen de (werk)relatie. Een duur geschenk kan leiden tot belangenverstrengeling en een negatief imago van uw bedrijf.

Het is dan ook aan te raden om binnen uw bedrijf een reglement in te voeren waarin staat wat wel en niet mag, hoe controle plaatsvindt en welke sancties kunnen volgen. Dit reglement informeert uw werknemers en geeft u handvatten om het aannemen van relatiegeschenken te monitoren en, indien nodig, te sanctioneren.

Juridisch advies nodig?

De specialisten van Absolute Advocaten kunnen u:

  • adviseren over het beleid ter zake relatiegeschenken;
  • begeleiden bij het opstellen van een reglement;
  • bijstaan in geval van een ontslagprocedure.

Neem voor meer informatie of een vrijblijvende afspraak contact 026-3259023 met ons op. Onze specialisten staan u graag te woord!

Reglement

Voor werknemer is het vaak lastig om in te schatten of zij een relatiegeschenk wel of niet mogen aannemen. Het is dan ook aan te raden hierover duidelijkheid te verschaffen door afspraken vast te leggen in een arbeidsvoorwaardenreglement of gedragscode. In een reglement kan een uitdrukkelijk verbod op het aannemen van relatiegeschenken worden opgenomen of voorwaarden waaronder het wel is toegestaan om een relatiegeschenk aan te nemen en wanneer toestemming nodig is.

Het is aan te raden in elk geval vast te leggen:

  • wat een werknemer wel en niet mag aannemen;
  • tot welke waarde een werknemer een geschenk – zonder toestemming – mag aannemen;
  • wanneer toestemming is vereist;
  • bij wie toestemming moet worden gevraagd;
  • wie toezicht houdt op en hoe de controle plaatsvindt op het aannemen van relatiegeschenken;
  • welke sancties volgen bij overtreding van deze voorschriften.

Als u de gedragsregels in een reglement vastlegt, dan is het aan te raden dit reglement aan elke werknemer te overhandigen en elke werknemer daarvoor te laten tekenen.

Openheid

Voor het succes van de gedragsregels is een open cultuur binnen de onderneming van belang. Werknemers moeten een aanbod van een relatiegeschenk wel durven te melden. Het is dan ook raadzaam ervoor te zorgen dat het beleid over relatiegeschenken een breed draagvlak binnen de onderneming heeft. Ga hierover met uw werknemers in gesprek, betrek uw werknemers en/of de Ondernemingsraad bij het opstellen van het reglement en stimuleer uw werknemers om dit na te leven.

In dat kader is het aan te raden in het reglement op te nemen dat een werknemer, bij een lichte eerste overtreding, in eerste instantie officieel wordt gewaarschuwd. Als een overtreding niet direct wordt bestraft met ontslagmaatregelen, zal een werknemer eerder openheid van zaken geven.

Praktische tips

Hieronder volgen enkele tips over hoe in de praktijk kan worden omgegaan met relatiegeschenken. Wellicht past één van deze tips binnen uw bedrijf:

  • voor functies waar de integriteit van de werknemer hoog in het vaandel staat, zoals ambtenaren, politie, werknemers die zich bezighouden met grote contracten, geldt vaak een verbod op het aannemen van geschenken. Dit om de schijn van belangenverstrengeling en imagoschade te voorkomen;
  • een incidenteel, alledaags geschenk (bijvoorbeeld bloemen, chocola, wijn) wordt door veel werkgevers geaccepteerd, maar laat werknemers dit wel melden, zodat u op de hoogte blijft van de relatiegeschenken die worden aangenomen;
  • het is aan te raden een strikt het beleid te hanteren, maar telkens ook naar de individuele situatie van de werknemer te kijken. Hoe lang is de werknemer in dienst? Heeft de werknemer vaak contact met relaties? Is hij/zij er eerder op gewezen om geen relatiegeschenk in ontvangst te nemen? Betrek alle omstandigheden in uw beoordeling om wel of geen sanctie op te leggen;
  • tot slot is een veel gehoorde oplossing, om gelijkheid binnen het bedrijf te waarborgen, dat ontvangen relatiegeschenken met Sinterklaas of Kerst worden verloot onder alle personeelsleden.

Mobiele telefoon

Werknemer (28 jaar in dienst) heeft tweemaal een mobiele telefoon als geschenk aangenomen van een mobiele provider. In de interne gedragsregels staat dat werknemers nooit giften van derden mogen aannemen. Werknemer beheert vanuit zijn functie grote contracten, waaronder die van de mobiele provider. Werkgever sluit niet uit dat sprake is van belangenverstrengeling, heeft het vertrouwen in werknemer verloren en vraagt de kantonrechter de arbeidsovereenkomst te ontbinden wegens ernstig verwijtbaar handelen en geen transitievergoeding toe te kennen.

De kantonrechter oordeelt dat de werknemer in strijd heeft gehandeld met de gedragsregels door twee telefoons aan te nemen van een relatie van de werkgever. Mede gelet op de onberispelijke en lange staat van dienst van de werknemer, is dit verwijtbaar handelen volgens de kantonrechter niet zodanig ernstig dat daarom de arbeidsovereenkomst moet eindigen. De arbeidsovereenkomst wordt vervolgens wel ontbonden wegens een verstoorde arbeidsverhouding, maar met toekenning van de transitievergoeding. (ECLI:NL:RBGEL:2016:1534)

Cadeaubon van €100,-

Een filiaalmanager neemt van een op de parkeerplaats staande oliebollenkraam een cadeaubon van €100,- aan. Hiermee wil de eigenaar van de oliebollenkraam de filiaalmanager bedanken voor de samenwerking, omdat de filiaalmanager naar een andere vestiging gaat. Werkgever ontslaat de filiaalmanager op staande voet wegens het handelen in strijd met de gedragsregels. De gedragsregels schrijven voor dat het niet is toegestaan relatiegeschenken aan te nemen en overtreding daarvan leidt tot ontslag op staande voet.

De kantonrechter oordeelt dat het ontslag op staande voet een te vergaande maatregel is. Van belang is dat de filiaalmanager op de dag dat hij de cadeaubon in ontvangst nam, geen filiaalmanager meer was van het betreffende filiaal en geen zeggenschap meer had over de aanwezigheid van de oliebollenkraam op de parkeerplaats. Daarnaast wordt meegewogen dat de filiaalmanager bij werkgever een smetteloos dienstverleden heeft van 25 jaar. Het ontslag op staande voet is niet rechtsgeldig. (ECLI:NL:RBAMS:2016:5015)

Een afspraak maken