Opbouw van een ontslagdossier

Dossier opbouwen voor ontslag

Voor een ontslag van een werknemer is een goed ontslagdossier vereist. Zonder goed ontslagdossier, gaat de kantonrechter niet ontbinden en kunt u de werknemer dus niet ontslaan. U kunt dan alsnog overeenstemming bereiken met de werknemer over ontslag, maar dat kost vaak meer geld.

Begeleiden dossieropbouw en verbetertraject

De opbouw van het ontslagdossier is cruciaal voor de ontslagmogelijkheden. Loopt u tegen een probleem aan met uw werknemer? Of het nou disfunctioneren, verwijtbaar handelen of een arbeidsconflict betreft, onze arbeidsrechtspecialisten kunnen u vanaf het begin begeleiden in en adviseren over de dossieropbouw en een verbetertraject.

 

Beoordelen of uw ontslagdossier ontslagrijp is

Om succesvol te zijn in een ontslagprocedure is een goed ontslagdossier vereist. Wij kunnen dit voor u beoordelen en u adviseren over nog te nemen stappen. Hiervoor bieden wij een vast tarief aan van €250,- ex BTW.

 

Advies over ontslag en berekening van de kosten

De reden van het ontslag is bepalend voor de te volgen ontslagroute. In sommige situaties zijn meerdere ontslagroutes mogelijk. Denkt u bijvoorbeeld aan een disfunctionerende werknemer, die tevens in aanmerking komt voor ontslag in een reorganisatie. Onze advocaten kunnen u hierin adviseren. Ook kunnen zij de kosten voor een ontslag voor u berekenen.

 

Ontslagprocedure

Wij kunnen de ontslagprocedure voor u voeren. Ook kunnen wij u begeleiden in het voorkomen van een procedure door het aangaan van een beëindigingsovereenkomst met de werknemer. Onze arbeidsrechtadvocaten zijn hierin gespecialiseerd en kennen alle ins en outs op het gebied van het ontslagrecht. Het is mogelijk om hiervoor een vaste prijsafspraak te maken.

Voor verdere informatie of mogelijkheden kunt u contact met ons opnemen via telefoonnummer 026 – 32 59 023.

Absolute Advocaten - specialisten in arbeidsrecht

Deskundig advies | Snelle werkwijze | Goed bereikbaar | Transparante tarieven

Belang goed ontslagdossier

Veel werkgevers realiseren zich niet dat een goed opgebouwd personeelsdossier cruciaal is bij een ontslagaanvraag of ontbindingsverzoek. Om succesvol te zijn in een ontslagprocedure, is het van belang dat een personeelsdossier aan de juiste voorwaarden voldoet. Alleen als daaraan is voldaan, zal dat tot het ontslag van een werknemer kunnen leiden.

Inhoud personeelsdossier voor ontslag

Het is goed om te weten dat een ontslagdossier bestaat uit het personeelsdossier. Het personeelsdossier van een werknemer omvat eigenlijk alles wat op papier staat over die werknemer. Dit bestaat dus niet alleen uit de arbeidsovereenkomst, jaarlijkse beoordelingsformulieren en waarschuwingsbrieven, maar ook uit:

  • e-mail- en WhatsAppberichten;
  • handgeschreven afspraken;
  • klachten van collega’s of klanten;
  • eenzijdig opgestelde gespreksverslagen (ook al heeft de werknemer die niet getekend of gezien), etc.

Waar moet een goed opgebouwd (ontslag)dossier aan voldoen?

Functie- en taakomschrijving en voorschriften

Leg duidelijk schriftelijk vast wat er van de werknemer in zijn functie, maar ook qua houding en gedrag wordt verwacht. Gebruik hiervoor een functie-en taakomschrijving, eventuele functieomschrijving of voorschriften uit de toepasselijke cao en/of voorschriften uit een arbeidsvoorwaardenreglement. De werknemer kan dan niet achteraf met het argument komen dat hij niet wist wat er van hem werd verwacht.

Functionerings-en beoordelingsgesprekken

Het is belangrijk om, naast de reguliere werkbesprekingen, jaarlijks terugkerende functionerings- en/of beoordelingsgesprekken te houden. Voer tenminste één keer per jaar een functioneringsgesprek en/of een beoordelingsgesprek. Uit de eventueel van toepassing zijnde cao kunnen hiervoor aanvullende verplichtingen gelden.

Verslaglegging

Zorg ervoor dat wat is besproken en afgesproken, wordt vastgelegd in een verslag en laat de werknemer dit verslag voor akkoord of voor ontvangst tekenen. Geef de werknemer een kopie van het verslag of het beoordelingsformulier en neem het op in het personeelsdossier. Wanneer de werknemer weigert te tekenen, verstuur het verslag of het formulier dan per aangetekende post aan de werknemer toe.

Verbetertraject

De term verbetertraject wordt meestal gekoppeld aan het disfunctioneren van een werknemer. Wanneer blijkt dat de werknemer onvoldoende functioneert, kan de werknemer nog niet zomaar worden ontslagen. De werknemer mag namelijk niet door een ontslag worden ‘overvallen’, maar moet eerst de gelegenheid krijgen om zich te verbeteren en de werkgever dient de werknemer hierbij te begeleiden. Over ontslag wegens disfunctioneren, kunt u hier meer lezen.

Ook als sprake is van verwijtbaar handelen of nalaten en/of een arbeidsconflict kan een werknemer (behalve in geval van een ontslag op staande voet-situatie), niet zomaar worden ontslagen. Een werknemer moet een krijgen om zijn houding of gedrag te verbeteren. Ook hiervoor is een verbetertraject de aangewezen route.

Bij verwijtbaar handelen moet dan bijvoorbeeld worden gedacht aan het opleggen van disciplinaire maatregelen, zoals een officiële waarschuwing, schorsing of stopzetten van de loonbetaling. Dit moet worden vastgelegd en opgenomen in het personeelsdossier. Over ontslag wegens verwijtbaar handelen, kunt u hier meer lezen.

Bij een arbeidsconflict bestaat het verbetertraject met name uit het zoeken van een oplossing, bijvoorbeeld door het voeren van gesprekken of het inschakelen van een mediator, maar ook herplaatsing van de werknemer op een andere plek, in een ander team of in een andere functie kan een oplossing zijn. De gesprekken, het inschakelen van de mediator en de herplaatsing (en eventuele weigering daarvan door de werknemer) moet voor het ontslagdossier schriftelijk worden vastgelegd. Over ontslag wegens een arbeidsconflict, kunt u hier meer lezen.

Als de situatie, ondanks alle inspanningen, onvoldoende is verbeterd, dan is het dossier ‘ontslagrijp’ en kan er een traject tot beëindiging van de arbeidsovereenkomst worden ingezet.

Ontslagroutes

De reden van ontslag is bepalend voor de ontslagroute. Als het gaat om ontslag wegens disfunctioneren, verwijtbaar handelen of nalaten, een arbeidsconflict of andere persoonlijke redenen, dan zal het ontslagdossier voorgelegd moeten worden aan de kantonrechter. De kantonrechter zal de ontslaggrond toetsen aan de wettelijke vereisten en nagaan of sprake is van een opzegverbod en, in de meeste gevallen, of herplaatsing mogelijk is.

De persoonlijke ontslaggronden hoeven in het algemeen niet door de werkgever uitdrukkelijk te worden bewezen. De werkgever heeft een bepaalde beoordelingsvrijheid, mits het redelijk is. De werkgever moet het bestaan van de reden voor ontslag, dus het disfunctioneren, de verwijtbare gedraging of het arbeidsconflict, wel aannemelijk maken.

Geen preventieve toets

In sommige gevallen hoeft niet vooraf naar de kantonrechter te worden gegaan om de werknemer te kunnen ontslaan. Hierbij kan gedacht worden aan ontslag op staande voet, ontslag van een werknemer die een geestelijk ambt bekleedt of het ontslag van een werknemer die de AOW-leeftijd heeft bereikt. Over opzegging zonder preventieve toets leest u in dit artikel meer.

Beëindigings-/ vaststellingsovereenkomst

Tot slot kan de beëindiging van de arbeidsovereenkomst worden bewerkstelligd via wederzijds goedvinden, vastgelegd in een beëindigings-/vaststellingsovereenkomst. De werknemer moet hiermee wel instemmen. In de praktijk zien wij dat als de werkgever een goed ontslagdossier heeft opgebouwd, vaak met wederzijds goedvinden de arbeidsovereenkomst kan worden beëindigd.

Een afspraak maken