Controleren gebruik internet werknemers

Welke bevoegdheden heeft de werkgever

Mag een werkgever maatregelen treffen om het internetgebruik van zijn werknemers te monitoren en/of te verbieden?

In deze tijd is het bijna niet meer denkbaar dat werknemers op hun werk geen ongelimiteerde internettoegang hebben. Hoewel werknemers hiervan vaak alleen gebruik dienen te maken als het verband houdt met hun werkzaamheden, komt het veelvuldig voor dat zij internet gebruiken voor privédoeleinden. Werknemers checken vlug hun persoonlijke mail of werken hun LinkedIn-profiel bij onder werktijd. Vraag is in hoeverre de werkgever dit moet tolereren en of hij het kan controleren? 

Wat de werkgever het internetgebruik controleren?

Privacy

Met het controleren van internetgebruik, ook al gebeurt dat op de werkvloer, wordt de privacy van de werknemer geraakt. De privacy van de werknemer op de werkvloer moet door de werkgever in bepaalde mate worden gerespecteerd, voor zover daaruit geen nadelige invloed op het werk of de werksfeer uitgaat. Gebeurt dat wel? Dan is het aan te raden de betreffende werknemer daarvoor te waarschuwen.

Voor het controleren van internetverkeer (ook social media) en e-mailverkeer, zal de werkgever steeds een gerechtvaardigd belang moet hebben. De controle mag echter niet verder gaan dan strikt noodzakelijk is. Als de werkgever niet de juiste stappen volgt, dan kan dat een schending van de privacy opleveren en de werkgever een schadevergoeding verschuldigd zijn. Laat u hierover dus goed adviseren.

Absolute Advocaten

De advocaten van Absolute Advocaten kunnen u hierbij helpen en u hierover adviseren. Wij kunnen onder andere:

  • adviseren over de inzet van controle van het internetgebruik;
  • een internetreglement/protocol/gedragscode rondom de controle van internetgebruik en e-mailverkeer, waarin onder andere staat wat geoorloofd is en wat niet, wanneer controle mag plaatsvinden en wat de sanctie op overtreding is;
  • in een ontslagprocedure juridische bijstand verlenen en adviseren over het inzetten van bewijs dat uit internetcontrole is verkregen.

Recht op privacy

Het recht op privacy strekt zich ook uit tot de werkplek. De privacy van de werknemer op de werkvloer moet door de werkgever in een bepaalde mate worden gerespecteerd, voor zover daaruit uiteraard geen nadelige invloed op het werk of de werksfeer uitgaat.

Een werkgever maakt inbreuk op de privacy van de werknemer door het internetgebruik van zijn werknemers te controleren. De werkgever kan dan immers achterhalen wie, op welk moment, op welke website is geweest of een bepaalde e-mail heeft verzonden of ontvangen. Een ongeoorloofde inbreuk op de privacy van een werknemer, kan de werkgever schadeplichtig maken.

Geoorloofde inbreuk

Een privacy-inbreuk kan onder bepaalde omstandigheden geoorloofd zijn. De werkgever zal een gerechtvaardigd belang moeten hebben voor het controleren van internetverkeer (ook social media) en e-mailverkeer. Een voorbeeld hiervan is dat de werkgever een redelijke verdenking heeft dat een van zijn werknemers overmatig gebruik maakt van het internet voor privézaken. Telkens moet een afweging worden gemaakt tussen het belang van de werknemer en dat van de werkgever.

Het advies is om de controle niet permanent in te zetten, maar alleen in te zetten als er een concreet vermoeden is van misbruik of bijvoorbeeld pesten via e-mailverkeer.

Internetreglement

Wanneer een werkgever het internet als middel ter beschikking stelt aan de werkgever mag hij eisen stellen aan het gebruik daarvan. Echter, hij mag privé-internetgebruik niet volledig verbieden. Het is verstandig dat een werkgever de regels die hij wil handhaven vastlegt in een internetreglement. Voor werknemers is vooraf duidelijk wat wel en niet geoorloofd is en welke sanctie daar eventueel op staat. Een werkgever neemt hierin ook op wanneer hij werknemers mag controleren en op welke manier dat wordt gedaan. Omdat het monitoren en bijhouden van het internetgebruik een verwerking van persoonsgegevens is dient de werkgever in het protocol een legitiem doel op te nemen. Het legitieme doel is de reden waarom een werkgever het noodzakelijk vind om het internetgebruik te controleren. Dit kan bijvoorbeeld het voorkomen van arbeidsconflicten (tussen werknemers), systeemveiligheid of kostenbesparing zijn.

Bij het vaststellen, wijzigen of intrekken van een internetreglement is toestemming van de ondernemingsraad vereist.

Toegang tot bedrijfscomputer werknemer

Het kan voorkomen dat een werkgever toegang moet hebben tot zakelijke gegevens van een van zijn werknemers. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer een werknemer ziek of ontslagen is en het werk voortgezet moet worden. In zo'n geval is de privacy van de werknemer in mindere mate in het geding en zal het geoorloofd zijn dat een werkgever zich toegang verschaft tot de computer van één van zijn werknemers.

Let hierbij op dat het bijvoorbeeld tijdens ziekte is toegestaan om de zakelijke bestanden en e-mails in te zien om de werkzaamheden te kunnen voortzetten, maar de bestanden en e-mails met een privé karakter – ook al staan deze op de bedrijfscomputer of in de inbox van de werkmail – niet zomaar gelezen mogen worden.

Open WIFI-netwerk en "Bring your own Device" (BYOD)

Steeds vaker komt het voor dat werknemers hun eigen PC, telefoon of tablet meenemen naar de werkplek. Daar kunnen zij (via een inlogcode) gebruik maken van het WiFi-netwerk van de werkgever. Dit is echter niet geheel zonder risico. Zo kan er sprake zijn van dataverlies (langzamer internet) en misbruik van het netwerk, maar ook kunnen beveiligingsproblemen optreden.

BYOD-reglement

Het verdient daarom aanbeveling dat een werkgever een duidelijk BYOD-reglement vaststelt en zijn werknemer voorlicht over de gevaren van het gebruik van persoonlijke apparaten op de werkplek. In een BYOD-reglement kunnen de grenzen worden aangeven van het privégebruik (bijvoorbeeld downloadverbod of andere illegale activiteiten) van het internet, maar kan ook worden gewezen op de bedrijfsrisico's (bijvoorbeeld bij verlies van een mobiele telefoon waarop de werknemer zijn zakelijke mail ontvangt).

Een afspraak maken